„Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen.“ Diese Definition findet sich im Internet-Portal „Wikipedia“ und stellt den positiven Aspekt der Dokumentation klar in den Vordergrund. Vielen Landwirten erscheint der Begriff „Dokumentation“ allerdings als notwendiges Übel, das ihm vom Staat oder vom Qualitätsmanagementsystem des Abnehmers aufgebürdet wird und lediglich mehr Arbeit mit nicht fühlbarem Nutzen bedeutet.

Dabei ist die Dokumentation nichts Neues in der Landwirtschaft. Jeder Landwirt hat schon immer Daten dokumentiert. Die älteste Form der Dokumentation ist das Gedächtnis des Betriebsleiters, gefolgt von Papier und Bleistift. Doch diese Dokumentationsformen stoßen zunehmend an ihre Grenzen. Der Umfang der geforderten Daten steigt ständig an: sei es durch die o.g. äußeren Zwänge, sei es durch die größeren und vielfältigeren Betriebsstrukturen, sei es durch die gestiegenen Anforderungen an die Optimierung der Betriebsführung. Beim überbetrieblichen Maschineneinsatz und in Betrieben mit Fremdarbeitskräften kommt hinzu, dass die Arbeit auf dem Feld nicht mehr vom Betriebsleiter selbst durchgeführt wird und er somit auf die Vermittlung der Daten angewiesen ist. Die exakte Ermittlung und Übertragung der Daten setzt entsprechend versierte Mitarbeiter oder ein funktionierendes System zur Datenerfassung und -speicherung voraus.

Neue Formen der Dokumentation in Form von mobilen Kleincomputern und kabelloser Datenübertragung werden deshalb zunehmend angeboten.

Dieses Merkblatt zeigt Möglichkeiten auf, wie die Dokumentation nutzbringend verwendet werden kann und welche technischen Möglichkeiten heute existieren, die Dokumentation effektiv und arbeitssparend durchzuführen.